Endret: 11 feb 2019     Opprettet: 6 sep 2018

Behandling av personopplysninger i Solrabben borettslag

I forbindelse med drift av boligselskapet behandler styret personopplysninger om eiere, andre beboere, ansatte hos samarbeidspartnere og lignende. Nedenfor finner du informasjon om rutiner for behandling av personopplysninger i boligselskapet, herunder hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor boligselskapet gjør dette og de registrertes rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene i Solrabben borettslag (organisasjonsnummer 9500847239) ved styreleder Erlend des Bouvrie.  

Postadresse: Kranveien 16, 0684 Oslo

Epost: solrabben@styrerommet.net

1.     Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Personopplysninger om eierne: Opplysningene som behandles er navn, adresse, epost, telefonnummer, personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse.

Behandlingen skjer både fordi den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (borettslagsloven og eierseksjonsloven), samt for å ivareta boligselskapets interesse av forsvarlig drift av boligselskapet. Eksempler på formål kan være avholdelse av generalforsamling/årsmøte, fakturering av felleskostnader, oppfølgning av mislighold og søknad om bruksoverlating/fremleie. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.

Personopplysninger om leiere/andre brukere av boligen: Opplysningen som behandles er navn, adresse, epostadresse, telefonnummer og personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse.

Behandlingen er nødvendig både for å oppfylle en rettslig forpliktelse (borettslagsloven og eierseksjonsloven), samt ivareta boligselskapets interesse av forsvarlig drift av boligselskapet. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.

Personopplysninger om ansatte hos samarbeidspartnere: Opplysninger som behandles er navn, epostadresse og evt. annen kontaktinformasjon.

Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig for drift av boligselskapet. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.

Personopplysninger knyttet til epostkommunikasjon med andre: Navn, epostadresse, samt eventuelle personopplysninger som fremgår av eposten. Behandlingen skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig i forbindelse med den daglige driften av boligselskapet. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne interessen.

Boligselskapets nettside: http://solrabben.no

For å få informasjon om bruk av boligselskapets nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). Du kan lese mer om cookies og hvilke cookies vi benytter her: https://www.obos.no/dette-er-obos/personvern/om-cookies. Vi behandler personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid personvernet ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. Videre sletter vi personopplysningene som samles inn via nettsiden daglig.

2.     Utlevering av personopplysninger til andre

Boligselskapet gir ikke personopplysningene videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering.

Boligselskapet bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på boligselskapets vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.  Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag: Avtale med forretningsfører, avtale med vaktselskap og avtale med it-leverandør.

3.     Lagringstid

Boligselskapet lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

I henhold til borettslagsloven og eierseksjonsloven, skal det føres generalforsamlings- /årsmøteprotokoll og protokoll over styresaker. Personopplysninger som fremkommer her slettes ikke.

4.     Tilgang og sikring av opplysningene

Boligselskapet skal sørge for forsvarlig oppbevaring av personopplysninger slik at ikke uvedkommende har tilgang til dem. Pc, mobiltelefon og digitale plattformer hvor det lagers informasjon har passordbeskyttet tilgang.

All korrespondanse, avtaler og andre dokumenter skal arkiveres forsvarlig.

5.     Rettigheter for de registrerte

Personene boligselskapet har registrert opplysninger om kan i utgangspunktet ha rett til å kreve innsyn, retting og sletting av opplysningene, men det kan være unntak for dette. Mer informasjon om rettigheter finnes på www.datatilsynet.no.

6.      Styrets tiltak for sikring av personvernet

På bakgrunn av tidligere praksis har styret vurdert det nødvendig å iverksette tiltak for å styrke styrets rutiner for internkontroll for å sikre personvernet i borettslaget, herunder sletting av tidligere innsamlede opplysninger.